No permitas que el correo electrónico se apodere de tu tiempo. Descubre aquí 3 claves para una bandeja de correo organizada y a tu servicio.
¿Gestionar los correos electrónicos te lleva prácticamente toda tu jornada? ¿Te pasas todo el día delante de la bandeja de entrada, ordenando los correos en carpetas, respondiendo, enviando… y, de vez en cuando, trabajando “algo”? ¿O te pones con tus tareas una vez la gente se ha desconectado para que los emails no te interrumpan? Estos son algunos de los casos más comunes, pero ¡tiene solución! No permitas que el correo electrónico y una bandeja de entrada desorganizada se apoderen de tu tiempo.
Cuando el correo electrónico se apodera de tu tiempo
El correo electrónico sustituyó a la carta tradicional manuscrita, y lo que en principio supuso un gran avance para la humanidad se ha convertido en el caballo de batalla del estrés de muchísimas personas.
Actualmente, en plena época covid-19, sigue siendo una de las principales herramientas de comunicación entre las empresas, y de su buen uso depende gran parte de nuestra eficiencia. Y es que un profesional invierte en promedio un 28% de su jornada laboral leyendo y respondiendo correos, según la consultora McKinsey&Co. ¡Poco nos parece!
Del estrés a la tranquilidad
¡Buenas noticias! Es posible cambiar: no hace falta ser un genio para gestionar muchos correos electrónicos, sólo hace falta un método eficaz. Aquí te dejamos algunas claves que te ayudarán a tener tu bandeja de entrada organizada, sin que ello te suponga estrés.
Como ya estarás pensando, tú puedes controlar los correos que envías, pero tienes poco control sobre los correos que te envía el resto. Por eso, aquí vamos a centrarnos en cómo puedes gestionar los correos que recibas. Y si también te interesa conocer mejores prácticas sobre el uso del correo, no dudes en consultarnos sin compromiso por nuestros cursos al respecto.
Observa tu bandeja de entrada
En primer lugar, piensa en los correos que te llegan actualmente: ¿De qué tipo son? ¿Cuál es su urgencia? ¿De quién los recibes? ¿De qué personas recibes más? ¿Cuántos correos borras directamente o te es imposible leer? ¿Cuántos recibes al día?
Ahora piensa en lo que haces con esos emails: ¿Sólo respondes? ¿Tienes que hacer algún trabajo posterior con alguno de ellos? ¿Hay información relevante que necesitas guardar para más adelante o “por si acaso”?
3 claves para una bandeja de correo organizada
A continuación, te damos 3 claves para una gestión eficaz de tu bandeja de entrada, sin entrar en la configuración de tu gestor de correo electrónico:
- Cada vez que entres a mirar el correo electrónico, revisa todo lo nuevo y:
- Archiva/borra los correos que no requieran ninguna acción por tu parte.
- Crea una tarea para los que sí requieran de tu acción, y añádelo a tu agenda en función de su importancia y de su urgencia (para entender bien la diferencia entre estos 2 conceptos, puedes entrar aquí)
- Evita las notificaciones de llegada de nuevo correo electrónico. Las urgencias suelen llegar por otros canales. Además, puedes crear reglas para que sólo te llegue notificación de urgencias y de personas seleccionadas por ti. Incluso, puedes acordar con tus principales interlocutores los tiempos de espera para leer/responder correos, y canales alternativos en caso de urgencia.
- Mantén tus archivos importantes fuera del correo electrónico. Los documentos o información relevante es mejor tenerlas donde toca y el correo electrónico no está diseñado para ello (al menos la mayoría de aplicaciones actuales)
No permitas que el correo electrónico se adueñe de tu valiosísimo tiempo, o el de tus equipos. Puedes ahorrar decenas, cientos o miles de horas con la gestión del correo electrónico en sólo unos minutos, horas o días… ¿Hablamos? Sólo por contactarnos, te regalamos el diagnóstico de nuestra calculadora de emails.
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