¿Sabías que tenemos de media unas 60 interrupciones al día y que tardamos casi 3 minutos en recuperar el 100% de la concentración o pleno rendimiento tras una interrupción? ¡Echa cuentas!
Actualmente, ser plenamente productiv@ es casi un imposible para la mayoría, porque las interrupciones nos llegan de todas partes. Lo que sí podemos hacer es gestionar y/o interrumpir a nuestras interrupciones de la mejor manera posible, para evitar que sean ellas las que gestionen nuestra agenda cada día.
Tipos de interrupciones y posibles soluciones
Según cuáles sean tus interrupciones más frecuentes y más limitantes, las soluciones pueden ser diferentes (¡identifica las tuyas y aprende a interrumpirlas tú a ellas!).
Cómo interrumpir interrupciones internas
1. La dispersión mental, los bucles de pensamiento o un estado emocional mal gestionado tienen un gran impacto en nuestra concentración, y por tanto, en nuestro rendimiento y la calidad de los resultados. La buena noticia es que su solución depende sobre todo de nuestro trabajo personal, fuerza de voluntad y/o autodisciplina; por ejemplo, un proceso de coaching, un curso de mindfulness (atención plena) y, en cualquier caso, un buen desarrollo de tu inteligencia emocional, pueden ayudarte mucho en esta dirección. Por supuesto, puedes también poner remedio a las circunstancias externas que estén originando estas interrupciones internas (al menos la parte que esté en tu mano). Y una técnica muy eficaz es la famosa Pomodoro, que te “obliga” a mantenerte concentrado por periodos de 25 minutos.
2. La falta de energía – derivada del cansancio, el sueño o el malestar físico – es también una interrupción interna, aunque a veces la causa no depende de nosotr@s. Por eso, en algunos casos, podrás combatir al ladrón de energía de raíz, y en otros casos tendrás que centrarse en dosificar muy bien la poca energía disponible (atendiendo a tu cronotipo) y buscar fuentes alternativas de recarga (por ejemplo, animando tu lugar de trabajo con música, poniéndote frases motivadoras, conectando con tus sueños, etc.)
Cómo interrumpir interrupciones externas
Aunque lleguen de fuera, las interrupciones externas también dependen en parte de ti; de hecho, a veces son más fáciles de controlar que las internas.
1. Urgencias o imprevistos
Ante urgencias o imprevistos, solemos dejar lo que estamos haciendo para acudir a toda prisa a apagar el fuego, sin haber cuestionado ni su magnitud, ni su verdadera urgencia, ni si hay más “bomberos” disponibles. Sin embargo, la mejor manera de gestionarlas con éxito es pasando precisamente ese triple filtro:
- verificar el nivel de importancia de dicha urgencia, sobre todo, comparado con lo que tengas entre manos
- considerar si hay alguien más que podría llevarlo a cabo
- y concretar exactamente para cuándo tiene que estar solucionado, porque el “para ya” es muy relativo, y el “esta misma tarde/mañana” es de lo más difuso.
Incluso si la urgencia te llega de arriba, este triple filtro – usado con asertividad – puede ser muy útil (artículo relacionado sobre la matriz de Eisenhower).
2. Notificaciones de todo tipo
Los emails, mensajes y resto de notificaciones son potentísimos reductores de la productividad, incluso cuando los dejas pasar; porque ya el hecho de haberlo visto llegar y decidir ignorarlo, te ha llevado a desconectar. Para estas interrupciones, las soluciones son variadísimas según el caso: desde crear reglas para que sólo te lleguen notificaciones de ciertas personas claves, hasta acordar bloques de disponibilidad con quienes más te escriben.
3. Llamadas
Las llamadas, a diferencia del resto de notificaciones y mensajes, son más difíciles de eliminar, ya que son el canal por el que llegan las urgencias. No obstante, es interesante observar cuándo recibimos más llamadas y de quién, pues la solución dependerá precisamente de eso: puedes utilizar los momentos de más llamadas para cosas que requieran menos concentración, o pedir (con asertividad) que nos llamen en una franja concreta o para unos motivos concretos, usando otros canales para lo demás; otra técnica que funciona es tomar la iniciativa de la llamada (“yo te llamo”) o programarla para un momento concreto.
4. Visitas inesperadas
Y ¿qué hacemos con esas apariciones (normalmente de colegas o managers) en nuestra mesa? Si no hay posibilidad de encerrarse en un despacho o sala de reuniones, puedes probar a ponerte auriculares en modo disuasorio, o informar de tu necesidad de concentración, o aplicar las mismas técnicas que con las llamadas.
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