¿Quieres saber cómo minimizar la reducción de tu productividad al cortar una tarea? Te cuento la mejor manera que conozco, deseando conocer la tuya
Porque hay mil razones para dejar una tarea a medias
- Llega la hora de irse a casa aunque estés en medio de algo
- Necesitas esperar por la ayuda/info de otra persona
- Te vas de vacaciones y no te da tiempo a acabar
- Entra algo más urgente
- Hay un cambio de prioridades (importante Vs urgente)
- Llega tu hora de comer
- El cansancio te impide continuar
- Y 993 😉 posibles razones más por las que puede que decidas interrumpir una tarea
La clave para minimizar el impacto de la interrupción
Cuando retomas una tarea que has cortado previamente, necesitas acordarte de dónde la habías dejado, qué falta por hacer y cómo hacerlo (¡además de acordarte de que la dejaste a medias!). También querrás recuperar la concentración y rendimiento que tenías hasta el momento de interrumpirla, y que te permitía avanzar con fluidez y productividad. Porque ¿sabías que necesitas una media de 2 minutos y medio para esto último? Al menos eso dicen los estudios, porque mi experiencia me dice que se tarda algo más en volver al pleno rendimiento.
En cualquier caso, y en base a lo anterior, hay una solución que funciona de lujo. Ésta consiste en actuar como si fueses a delegar la tarea a otra persona, siendo esa persona tu “yo futuro”. Y es que, al fin y al cabo, cuando retomes la tarea, llegarás con otro estado y circunstancias; por lo que tomar el relevo con unas buenas notas sobre lo que te toca hacer, cómo y en qué orden, pueden serte de mucha utilidad para alcanzar más rápido un buen nivel de productividad.
¿Cómo delegar la tarea a mi “yo futuro”?
Justo antes de pausar la tarea, te animo a que dediques 1-2 minutos a apuntar – en el propio documento, o en tu agenda, o en una nota de audio, o incluso en el evento del calendario para continuar con ella – todo lo que vayas a querer saber cuando retomes la tarea; es decir, lo que escribirías a otra persona que fuera a hacerte el relevo:
- dónde te has quedado
- con qué empezar exactamente y cómo (aunque sean ideas sueltas, te inspirarán cuando llegues de nuevas)
- qué otras cosas quedan pendientes y son también prioritarias
- ideas, fechas, personas de apoyo… lo que se te ocurra para facilitarte la vuelta a la tarea.
Así, aunque tu “yo futuro” llegue con un despiste considerable, esas notas te ayudarán a alcanzar la necesaria concentración en el mínimo tiempo posible.
Por tanto, yo te animo a que te guardes un tiempo de cierre en el que tomar notas antes de pasar a lo siguiente.
Por ejemplo, puedes ponerte una alarma 5 minutos antes de tu hora de cierre para recordarte que vayas tomando notas de lo que te ha quedado por hacer y de cómo lo harías; esto seguramente sea más eficiente que utilizar esos últimos 5 minutos en seguir avanzando y dejarlo sin cerrar.
¿Qué impacto crees que podría tener esta medida en tu productividad?
Una vez que te habitúes a dejar las tareas con un mini-resumen de dónde te has quedado, ya no podrás evitar hacerlo; porque comprobarás fácilmente su utilidad. ¡Y lo mejor! Una vez que te habitúes a ello, ya no estarás tirando de fuerza de voluntad, con el consiguiente ahorro de energía.
Gracias por compartir este artículo si te ha gustado 🙂
Artículo relacionado: cómo minimizar tus interrupciones.