Imagina tu lista de tareas ordenada y manejable

Con la matriz de Eisenhower, podrás priorizar fácilmente tus tareas según su importancia y urgencia:

 

La clave está precisamente en la distinción entre importante y urgente, cuya confusión suele ser uno de los obstáculos principales de la productividad. Las tareas importantes son las que te acercan al logro de tus objetivos; y las tareas urgentes son aquellas que deben completarse en breve. Seguramente te haya pasado eso de estar una mañana entera resolviendo tareas urgentes, pero no acercarte ni un paso hacia tus metas; y es que la mayoría de tareas urgentes no son importantes en sí (es importante hacerlas pronto, pero no suelen acercarte a tus verdaderas metas), lo que las convierte en un riesgo para las que de verdad son importantes, que no suelen ser tan urgentes, por lo que tendemos a procrastinarlas. Lo bueno es que a partir de ahora podrás prestar atención a la importancia Vs urgencia de cada tarea para priorizar adecuadamente.

La matriz de Eisenhower viene a decirnos que nos dediquemos a las tareas urgentes donde aportamos más valor, agendemos aquellas tareas importantes que puedan esperar, deleguemos las urgentes que pueda hacer otra persona, y, no dediquemos ni un segundo a las demás.

Para ello, hay varias claves:

  1. Tener claros tus objetivos diarios, semanales y a largo plazo, para poder saber de qué manera cada tarea te acerca a ellos.
  2. Cuestionar tanto la urgencia de las tareas (¿realmente pasa algo si no lo haces ahora?) como la importancia de que lo hagas tú (¿objetivamente eres la persona más apropiada para hacerlo?¿te contratarías para ello?).
  3. Delegar adecuadamente: a la persona oportuna, con una comunicación eficaz del resultado esperado, aportando los recursos necesarios para desempeñar la tarea, haciendo seguimiento de su cumplimiento en plazo y agradeciendo cada avance.
  4. Revisar y actualizar la matriz regularmente, para lo cual tengo una buenísima noticia: si no eres de usar papel y post its, existen apps gratuitas para llevar tu propia matriz personalizada en el móvil y así poderla actualizar cada vez que necesites. Yo, por ejemplo, uso Ike y me resulta muy útil, porque además puedes llamar como quieras a los 4 cuadrantes; a mi me ayuda llamarlos “para hoy”, “agendado”, “delegado” y “ni caso”, la app los llama por defecto “enfoque”, “metas”, “acomodar” y “posponer”, y tú puedes nombrarlos como más te guste.

¿Qué? ¿Te animas a probar esta nueva manera de priorizar tus días?